Política de privacidade

1. Informação que nos fornece

Quando cria uma conta e faz a sua contabilidade, fornece-nos:

• Dados da conta — o seu nome, endereço de e-mail, país e uma palavra-passe. A sua palavra-passe é guardada apenas como um hash unidirecional seguro (bcrypt), nunca em texto simples. Enviamos-lhe por e-mail ligações para verificar o seu endereço e para repor a palavra-passe.
• Perfil da empresa — a designação comercial e jurídica da empresa, morada, telefone, logótipo, número de identificação fiscal (IVA/GST/imposto sobre vendas), moeda e, quando aplicável, o nome da empresa em árabe.
• Dados contabilísticos que introduz — faturas, orçamentos, clientes, fornecedores, artigos, compras, gastos, pagamentos, lançamentos contabilísticos, extratos bancários e reconciliações. Podem incluir contactos e números de identificação fiscal dos seus clientes e fornecedores, bem como dados bancários de fornecedores que opte por guardar.
• Anexos — ficheiros que carrega, como recibos e contratos (PDF ou imagens, até 10 MB cada).

2. Informação que recolhemos automaticamente

Não utilizamos qualquer rastreador publicitário. No nosso site público oferecemos análise opcional (Google Analytics), que só é carregada se a aceitar no aviso de cookies — se recusar, ou ignorar, nada é instalado. A aplicação não tem análise. De resto, recolhemos apenas o mínimo necessário para operar e proteger o serviço:

• Dados técnicos — endereço IP, tipo de navegador e registos básicos de pedidos, utilizados para operar o serviço, mantê-lo seguro e prevenir abusos (por exemplo, limitando a frequência das tentativas de início de sessão).
• Cookie de sessão essencial — um único cookie próprio que mantém a sua sessão iniciada (ver «Cookies» abaixo).
• Registos de auditoria — o registo das ações principais no seu espaço de trabalho (quem criou ou alterou um registo, e quando) para sua segurança e responsabilização.

3. Como utilizamos a sua informação

Utilizamos a sua informação para:

• Fornecer, manter e proteger o serviço OneBooks e o seu espaço de trabalho.
• Autenticá-lo e processar a faturação da subscrição.
• Enviar e-mails transacionais — verificação, reposição da palavra-passe, convites para a equipa e avisos importantes sobre o serviço.
• Prestar apoio ao cliente e responder aos seus pedidos.
• Cumprir obrigações legais, contabilísticas e fiscais e fazer cumprir os nossos termos.
• Melhorar a fiabilidade e o desempenho.

4. Pagamentos

As subscrições são processadas pela Stripe. Quando subscreve, os dados do seu cartão são introduzidos diretamente na Stripe, nos sistemas em conformidade com a norma PCI-DSS — o OneBooks nunca recebe nem armazena o número completo do cartão, o código de segurança ou a data de validade. Guardamos apenas os seus identificadores de cliente e de subscrição da Stripe, o seu plano e o seu estado de faturação. O tratamento dos seus dados de pagamento pela Stripe rege-se pela política de privacidade da própria Stripe.

5. Cookies

A aplicação OneBooks usa apenas os cookies estritamente necessários para o manter autenticado e em segurança: são próprios, HttpOnly e, em produção, Secure (enviados apenas por HTTPS), e a sessão expira após um período de inatividade. O nosso site público só instala cookies opcionais de análise com o seu consentimento. Nenhum dos dois utiliza cookies de publicidade ou de rastreio entre sítios. A lista completa, com a duração de cada um, está na nossa política de cookies. A aplicação pode guardar preferências de interface não sensíveis no armazenamento local do seu navegador; este nunca contém a sua palavra-passe nem dados contabilísticos.

6. Como partilhamos informação

Não vendemos os seus dados pessoais. Partilhamo-los apenas com os prestadores de serviços que nos ajudam a operar o OneBooks, e apenas na medida do necessário:

• Stripe — processamento de pagamentos e faturação de subscrições.
• Envio de e-mail — um fornecedor de e-mail transacional envia os e-mails de conta e de serviço, como as ligações de verificação e de reposição da palavra-passe.
• Alojamento na cloud e base de dados — fornecedores de infraestrutura alojam a aplicação e armazenam os seus dados.
• Autoridades fiscais — quando a lei exige faturação eletrónica, o OneBooks transmite os dados das faturas em seu nome. Na Arábia Saudita, as faturas eletrónicas (incluindo os dados do comprador e do vendedor e as linhas do documento) são submetidas à plataforma FATOORA da ZATCA para validação ou comunicação. Na Índia, os dados GSTR são preparados para que os entregue — o OneBooks não os transmite automaticamente ao portal do GST.
• Aplicações que liga — se associar um ponto de venda ou uma aplicação parceira (como o LithosPOS) por OAuth, os dados de vendas circulam entre essa aplicação e o OneBooks por sua indicação.
• Aspetos legais e de segurança — podemos divulgar informação quando a lei o exigir, ou para proteger os nossos direitos, os nossos utilizadores ou o público.

7. Assistente de IA e agentes de IA ligados

O OneBooks inclui um assistente de IA opcional e uma interface MCP que permite a aplicações de IA que autorize expressamente (como o Claude ou o ChatGPT) ler os dados da sua empresa e preparar documentos. Quando utiliza estas funcionalidades:

• O que é partilhado — os registos contabilísticos necessários para responder ao pedido: valores de relatórios, faturas, compras, gastos, nomes e contactos de clientes e fornecedores, nomes de artigos e montantes.
• Processamento por IA — no assistente integrado, o seu pedido e os registos relevantes são enviados aos nossos fornecedores de IA ao abrigo de condições de API que proíbem a utilização dos seus dados para treinar os respetivos modelos. Os seus dados nunca são partilhados entre empresas.
• Agentes ligados — quando liga uma aplicação de IA externa através da nossa interface MCP, essa aplicação recebe os dados devolvidos pelos pedidos que autorizou e trata-os ao abrigo da sua própria política de privacidade. Aprova cada ligação expressamente e pode revogá-la a qualquer momento em Definições → Integrações.
• O controlo é seu — a IA só pode propor novos documentos; nada é lançado na sua contabilidade sem a sua confirmação expressa, e a IA não tem qualquer capacidade de eliminar ou alterar os seus registos.
• Respostas minimizadas — as respostas do conector excluem identificadores internos do sistema e artefactos criptográficos de assinatura.

8. Transferências internacionais

O OneBooks serve clientes em muitos países, pelo que os seus dados podem ser tratados num país diferente do seu. Sempre que transferimos dados internacionalmente, tomamos as medidas necessárias para que continuem protegidos ao nível descrito nesta política.

9. Conservação dos dados

Conservamos os dados da sua conta e da sua contabilidade enquanto a conta estiver ativa. Os registos contabilísticos estão normalmente sujeitos a prazos legais de conservação (muitas vezes de vários anos) e tanto o utilizador como nós podemos ser legalmente obrigados a mantê-los mesmo depois de a conta ser encerrada. Quando os dados deixam de ser necessários, eliminamo-los ou anonimizamo-los.

10. Como protegemos os seus dados

Entre as medidas de segurança que aplicamos:

• Palavras-passe protegidas com hash bcrypt; os tokens de verificação de e-mail e de reposição da palavra-passe são guardados apenas como hashes.
• Encriptação em trânsito por HTTPS.
• Isolamento estrito entre clientes — os dados de cada empresa estão circunscritos ao seu próprio espaço de trabalho.
• Limitação de frequência e proteção contra abusos nos pontos de autenticação.
• Armazenamento encriptado do material das chaves de assinatura utilizado na faturação eletrónica da Arábia Saudita.

11. Os seus direitos

Consoante o país onde reside, pode ter o direito de aceder aos seus dados pessoais, retificá-los, exportá-los ou eliminá-los, bem como de se opor a determinados tratamentos ou de os limitar.

• Acesso e portabilidade — transfira em JSON tudo o que temos sobre si a partir da sua conta, e exporte os seus clientes, fornecedores, artigos e movimentos para Excel (XLSX) quando quiser, a partir do OneBooks.
• Retificação — edite os dados da sua conta e da sua empresa diretamente na aplicação.
• Eliminação — apague os seus dados pessoais da sua conta quando quiser. Os registos contabilísticos são mantidos pelo período que a lei fiscal exige, com o seu nome e contactos removidos para que deixem de o identificar. Pode também apagar um cliente ou fornecedor dos seus próprios livros da mesma forma.
• Reclamação — se considerar que tratámos mal os seus dados, pode reclamar junto da autoridade de proteção de dados do seu país, onde quer que viva ou trabalhe na UE ou no Reino Unido.

12. Menores

O OneBooks é uma ferramenta profissional e não se dirige a crianças. Não recolhemos conscientemente dados pessoais de menores de 16 anos.

13. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política pontualmente. Publicaremos aqui a nova versão e atualizaremos a data acima; comunicar-lhe-emos as alterações significativas na aplicação ou por e-mail.

14. Contacte-nos

Dúvidas ou pedidos sobre a sua privacidade? Escreva para [email protected] ou [email protected].